Выставки как инструмент продаж: от создания стенда до обработки контактов

Планирование — основа успеха

Подготовка начинается задолго до открытия павильонов. Места можно бронировать сразу после предыдущей выставки. Чем раньше вы свяжетесь с организаторами, тем выше шанс занять лучшую площадь и получить скидку. Самые эффективные точки находятся у главного входа, на пересечении аллей и в центральных проходах.

Когда место забронировано, изучите участников. Запросите отчеты о регулярных мероприятиях у организатора или найдите в свободном доступе. Определите свою ЦА и ориентируйтесь на нее при разработке стратегии привлечения.

Четко сформулируйте цель участия в выставке:

• привлечение клиентов;
• увеличение узнаваемости бренда;
• презентация новых продуктов;
• изучение конкурентов;
• поиск партнеров и поставщиков;
• укрепление отношений с существующими клиентами.

Четкие, измеримые цели помогут оценить ROI после мероприятия. Составьте команду, которая будет отвечать за подготовку и проведение выставки и определите таймлайн.

Создание стенда, который продает

Стенд — лицо компании и временный офис. Его дизайн должен привлекать внимание и решать бизнес-задачи.

Основные принципы эффективного стенда:

• индивидуальная планировка — выбор из линейного, островного, углового, полуостровного стенда в зависимости от целей;
• зонирование пространства — выделение приветственной, демонстрационной, переговорной областей;
• правильный визуал — использование коротких тезисов, крупных цифр, понятных образов;
• мультисенсорный подход — вовлечение разных каналов восприятия (визуальные дисплеи, тактильные образцы, звуковое сопровождение, свет, ароматы);
• интерактивные элементы — применение сенсорных экранов, VR-демонстраций, мобильных приложений с дополненной реальностью.

Проводить тендер и заказывать разработку стенда стоит не позднее, чем за полгода до выставки.

Правильная команда

Даже идеальный стенд не принесет прибыли без хорошей команды. Для представления компании подходят ведущие менеджеры по продажам, продуктовые эксперты, технические специалисты. Периодическое присутствие руководителей повышает доверие и ускоряет принятие решений.

Не позднее, чем за 1,5–2 месяца, нужно обучить персонал. Каждый стендист должен:

• знать УТП и ключевые сообщения;
• привлекать посетителей и налаживать контакт;
• эффективно презентовать продукт, услугу, компанию;
• аккуратно собирать и фиксировать контакты.

Один контакт на выставке длится в среднем 15 минут. За это время нужно заинтересовать посетителя, выявить его потребности, предложить решения и получить контакт.

Предвыставочный маркетинг

Не ждите, что организаторы приведут всех нужных клиентов. Большинство посетителей приходят на конкретные стенды целенаправленно, а не случайно. Это результат предварительной работы экспонентов.

За месяц до старта мероприятия задействуйте эффективные каналы привлечения:

• персональные приглашения клиентам;
• анонсы в социальных сетях и на сайте компании;
• email-рассылки по базе;
• таргетированная реклама за 2–4 недели до выставки;
• партнерские программы с организаторами мероприятия.

VIP-клиентам можно предложить личную встречу с руководством, закрытую презентацию или особые условия сотрудничества.

Поствыставочная работа: превращаем контакты в контракты

Стандартная трехдневная выставка обычно приносит от 100 до 300 контактов. При этом скорость обработки лидов критически важна. Компании-лидеры разбирают контакты прямо во время мероприятия и не затягивают дольше 10 дней.

Алгоритм обработки:

• разделите лиды на горячие, теплые, холодные;
• назначьте ответственных за каждую категорию;
• подготовьте персонализированные коммерческие предложения;
• свяжитесь с горячими лидами в течение 24–48 часов, чтобы заключить сделку;
• интегрируйте контакты в CRM-систему, чтобы аккуратно предлагать услуги теплым лидам и сохранить на будущее данные холодных.

Чтобы проанализировать успех мероприятия, используйте базовые метрики: количество собранных контактов, конверсия во встречи/презентации, объем продаж по лидам, ROI выставочной активности, медийный охват и упоминания.

Системная работа на всех этапах — от планирования до анализа результатов — превращает выставку из статьи расходов в источник прибыли.

Подробнее ознакомиться с проектами вы можете на нашем сайте в разделе "Портфолио" или страницах в социальных сетях