Топ-5 советов event-менеджеру по организации выставки в 2022 году

Профессию event-менеджера нельзя назвать спокойной. Ему приходится постоянно держать в голове 1000 и 1 задачу. Его можно разбудить ночью — и он с закрытыми глазами назовет три лучшие компании по застройке стендов в Москве или топ локаций для юбилея компании.

Уровень стресса event-менеджеров взлетел с началом пандемии COVID-19. Казалось, вся сфера выставочных услуг вот-вот рухнет. Список отмененных или отложенных мероприятий огромен. Среди наиболее значимых:

  • Петербургский международный экономический форум (ПМЭФ) 2020 года;
  • выставка мобильных технологий MWC-2020 в Барселоне;
  • крупнейший аниме-фестиваль AnimeJapan 2020 в Токио;
  • «Неделя российского бизнеса» 2020 года и т. д.

Современную геополитическую обстановку тоже нельзя назвать стабильной. В 2022 году Федеральным бюро статистики труда США был опубликован рейтинг самых стрессовых профессий. Организаторы мероприятий набрали 95 баллов из 100 возможных. Как готовиться к выставке, если в любой момент могут закрыть границы или ввести очередной локдаун? Единственный вариант — четкий план с запасными вариантами по каждому пункту.

1. Защита от форс-мажоров

Начните подготовку заранее, для крупных мероприятий — за четыре-шесть месяцев. Все контракты с поставщиками, компаниями-застройщиками должны быть подписаны минимум за 3–4 недели до нужной даты. Держите в уме, что всё может поменяться за считаные дни. Будьте гибкими: например, выставочный стенд не стоит адаптировать под конкретную локацию. Лучше, если он будет универсальным: тогда при смене площадки вам не придется заказывать новый. Онлайн-трансляция события обязательна: так его увидят даже те, кто не смог приехать.

2. Борьба за внимание

На выставке у вас будет пара минут, чтобы заинтересовать посетителя. Используйте их по максимуму, начиная с дизайна стенда и заканчивая геймификацией. Игры любят почти все. Поэтому к стендам, где есть, например, мультимедийная модель аэропорта с возможностью опробовать системы управления или активити с азиатским мороженым в аутентичной тележке, часто выстраиваются очереди. Дополнительный бонус — вирусная реклама в соцсетях.

3. Люди на первом месте

Итак, у вас получилось привлечь клиентов. Теперь покажите свою заботу. Даже если они не станут ничего покупать, ваше отношение запомнится. Нанимайте профессиональный персонал: промо-модели, промоутеры, аниматоры представят бренд с лучшей стороны, расскажут о товарах и услугах, продемонстрируют их в формате шоу. Предусмотрите зону отдыха: кофе и чай, легкие закуски помогут расположить к себе случайных посетителей и склонить к покупке сомневающихся. И, конечно, всегда актуальны небольшие фирменные сувениры.

4. Никакой паники

На больших мероприятиях всегда что-то идет не так. Поэтому не пытайтесь сделать всё идеально: так вы рискуете заработать нервный тик и всё равно не защититесь от форс-мажора. Что может случиться? Да всё что угодно. Один из сотрудников слег с коронавирусом, служба кейтеринга не отвечает на звонки, интерактивный экран не включается — подставьте дальше свой главный кошмар. Что делать? Сохранять лицо и иметь план Б. А если решить проблему незаметно не получается, превратите неудачу в «ход конем» на рекламной презентации. Скорее всего, каждый из присутствующих на выставке имел подобный неудачный опыт, а значит, честное признание вызовет сочувствие и понимание. Это «разобьет лед» между вами и аудиторией, может привести к более доверительному контакту.

5. После выставки продолжаем работу

Когда мероприятие наконец закончилось, многие event-менеджеры попадают в ловушку — расслабляются и уходят на выходные. И упускают время для общения с «теплыми» клиентами. К вам пришло много людей, они оставили свои контакты, кто-то дошел до покупки, кто-то решил подумать. Поэтому первое, что нужно сделать, — обработать данные с визиток, из e-mail и соцсетей. Далее можно, например, разослать пост-релиз, пригласить посмотреть фотоальбом мероприятия, запустить персональный хештег и другими способами поддерживать общение.

Конечно, это не исчерпывающий список действий. Но мы надеемся, что наши идеи станут для вас вдохновением и поддержкой.

ПОДЕЛИТЬСЯ

Подробнее ознакомиться с проектами вы можете на нашем сайте в разделе "Портфолио" или страницах FaceBook и Instagram

img
Закажите стенд online
или приезжайте в гости
img
121354, Москва,
Дорогобужская, д.14,
стр.6
На карту
img
+7 (495) 642-97-34 ИНН 9731073924 Тел/факс
img
info@expomaster.ru ОГРН 1217700000209 e-mail
© 2022 EXPOMASTER GROUP

Карта сайта